ROSI 2005 FAQ

Auf die häufigsten Fragen gibt es hier eine Antwort:

  1. Wie legt man einen neuen User an?
  2. Wie kann man auf mehreren Computern mit ROSI arbeiten?
  3. Welche Ebenen des Zugriffs gibt es in ROSI?
  4. Wie exportiere ich die Daten einer alten ROSI-Version in eine neue Version?
  5. Warum werden alle Berichte zweimal ausgedruckt?

1. Wie legt man eine neues Benutzerkonto an?

ROSI öffnen. Über das Access-Menu Tools/Security/User and Group Accounts/New (deut.: Extras/Sicherheit/Benutzer und Gruppenkonten/Neu) einen neuen User anlegen. Als Personal ID kann man egal was eingeben. Dieses Wort ist NICHT das Passwort, sondern dient nur der Verschlüsselung der User-Daten.
Nun muss man nur noch dem User die Gruppen "Users" UND "Full Data Users" zuweisen.

Bis jetzt hat der User noch kein Passwort. Dazu muss man Access verlassen und sich unter dem neuen Login ohne Passwort einloggen. Jetzt kann man im Menu Tools/Security/User and Group Accounts/Change Logon das Passwort ändern.

Damit der User mit seinem vollen Namen als Berichtsautor erscheinen kann, muss im Login-Feld seines Mitgliedereintrages der entsprechende Login stehen. 

2. Wie kann man auf mehreren Computern, die nicht über ein Netzwerk miteinander verbunden sind, gleichzeitig mit ROSI arbeiten?

Zunächst muss man genausoviele Replikate erstellen, wie man Computer hat auf denen man ROSI installieren möchte. Replikate sind Kopien der Datenbank mit unterschiedlichen Datenbank-IDen. Die Replikate erstellt man über das Access-Menu Tools/Replication/Create Replica (deut.: Extras/Replikation/Datenbank in Replikat konvertieren). Nun installiert man ROSI auf den anderen Computern, so wie man es auch auf dem ersten Computer getan hat, ersetzt aber die Datei ROSI 2005 DB.mdb durch eines der erstellten Replikate.

Unter Synchronisation versteht man den gegenseitigen Austausch von Änderungen zwischen zwei Replikaten. Hierzu benutzt man am Besten einen USB-Stick auf den man ein zusätzliches Replikat setzt. Nun steckt man den USB-Stick in den ersten Computer und synchronisiert das dort installiert Replikat mit dem Replikat auf dem Stick über das Access-Menu Tools/Replication/Synchronize now (deut.: Extras/Replikation/Jetzt synchronisieren). Anschließend steckt man den USB-Stick in den zweiten Computer und synchronisiert auch dort. Zum Schluß führt man noch einmal eine Replikation auf dem ersten Computer durch. Jetzt sind alle drei ROSI-Replikate auf dem gleichen Stand.

Beispiel für die Installation auf zwei Computern.

  1. Installieren Sie ROSI 2005 auf einem Rechner entsprechend der Anleitung in Lies_mech.txt.
  2. Erzeugen Sie ein Replikat mit dem Namen ROSI 2005 Stick.mdb.
  3. Verschieben Sie dieses Replikat auf den USB-Stick.
  4. Erzeugen Sie ein Replikat mit dem Namen ROSI 2005 Laptop.mdb.
  5. Installieren Sie ROSI 2005 auf dem Laptop mit dem Unterschied, dass Sie die Datei ROSI 2005 DB.mdb durch die Datei ROSI 2005 Laptop.mdb ersetzen.

Installation auf zwei Computern:

Synchronisation:

3. Welche Ebenen des Zugriffs gibt es in ROSI?

Die Zugriffsebenen sind:

  1. kein Zugriff
  2. einfacher Zugriff
  3. Zugriff mit Editier- und/oder Medico-Seh-Rechten
  4. Zugriff mit Administratorrechten

Um überhaupt Zugriff zu ROSI zu bekommen benötigt man ein Login, das nur von einem Administrator vergeben werden kann.

Mit dem einfachen Zugriff kann man alle Daten einsehen. Einzige Ausnahme sind die Daten zum Medico der anderen Mitglieder. Zusätzlich darf man neue Aktivitäts- und Einsatzberichte anlegen, die eigenen Berichte ändern, aber kein Berichte löschen. Des Weiteren darf man die eigenen Adressen und Telefonnummern ändern.

Damit jemand alle Daten ändern darf, muss er im Lebenslauf eine Funktion stehen haben die Editierrechte hat. Im ROSI-Setup kann für jede Funktion festgelegt werden, ob sie Editierrechte bekommt oder nicht. Analoges gilt für die Medico-Seh-Rechte um die Medico-Daten aller Mitglieder sehen zu können.

Mit Administratorrechten darf man neue User anlegen und kann auf das Setup-Menü in ROSI zugreifen. Um Administratorrechten zu erhalten muss ein anderer Administrator dem User im Access-Menu Tools/Security/User and Group Accounts/Users (deut.: Extras/Sicherheit/Benutzer und Gruppenkonten/Benutzer) die Gruppe Admins zuweisen. Administratoren haben zwar Zugriff zum Access-Datenbankfenster, sie können auch neue lokale Queries (deut. Abfragen) anlegen, aber Änderungen am Design der Datenbank verschwinden nach dem Schließen der Datenbank.

4. Wie exportiere ich die Daten einer alten ROSI-Version in eine neue Version?

Ein Tutorial Video der Update Prozedur findet ihr hier, oder ihr lest euch in Ruhe die folgende Textversion durch.

Um die Daten von der alten ROSI-Version in die neue Version zu kopieren, gehen Sie wie folgt vor.

  1. Wenn Sie mit mehreren Replikas arbeiten, so müssen Sie diese zunächst miteinander abgleichen damit keine Daten verloren gehen, da später alle Replikate durch neue ersetzt werden müssen.
  2. Kopiere/Entpacken Sie nun die neue Datenbank (ROSI 2005 DB new.mdb) in das Verzeichnis "Eigene Dateien" (=My Documents).
  3. Erstellen Sie eine Sicherheitskopie Ihrer alten Datenbank ROSI 2005 DB.mdb.
  4. Öffnen Sie Ihre alte ROSI-Datenbank.
  5. Lassen Sie sich das Datenbankfenster der alten ROSI-Version anzeigen. (Setup/Show DBWindow resp. Setup/Datenbankfenster anzeigen)
  6. Öffnen Sie eine neue Abfrage (engl.: Query; franc.: Requête) in der Entwurfsansicht (engl.: design view; franc.: mode création)
  7. Fügen Sie die erste Tabelle zu der Abfrage hinzu und schließen Sie das Fenster "Tabelle anzeigen" (engl.: Show Table; franc.: Afficher la table).
  8. Wählen Sie im Access-Menü "Abfrage" den Menüpunkt "Anfügeabfrage" (engl.: Append Query; franc.: Requête Ajout) aus.
  9. Wählen Sie im Feld "Andere Datenbank" den Namen und den Pfad der neuen leeren ROSI Kopie aus.
  10. Wählen Sie im Feld "Tabellenname" den Namen der Tabelle aus in die die Daten hinzugefügt werden sollen. (Sollte die erste Tabelle in dieser Liste fehlen hat ihre Acccess-Installation einen Fehler. Führen Sie ein Office-Update durch oder fügen Sie der neuen Datenbank eine Tabelle mit dem Namen "aaa" hinzu.
  11. Klicken Sie auf die Schaltfläche (engl.: Button) OK.
  12. Markieren Sie in der Abfrage bis auf das *-Feld alle Feldnamen der ausgewählten Tabelle. (Nutzen Sie die Shift-Taste)
  13. Ziehen Sie die markierten Felder in die Tabelle im unteren Bereich des Fensters. In jeder Kolonne wird nun angezeigt welche Daten aus der ausgewählten Tabelle zu welchem Feld in der neuen ROSI-Kopie hinzugefügt werden.
  14. Wählen Sie im Menu "Abfrage" den Menupunkt "Ausführen" aus. Die Daten werden nun exportiert. Es kann zu einer Warnmeldung kommen, wenn in der neuen ROSI-Kopie der gleiche Eintrag wie in der alten Kopie bereits vorhanden ist. Fahren Sie bedenkenlos weiter.
  15. Schließen Sie die Abfrage ohne diese zu speichern.
  16. Wiederholen Sie Punkt F bis O für jede Tabelle in der Datenbank.
  17. Schließen Sie die alte Datenbank und öffnen Sie die Neue.
  18. Falls in der Tabelle "Wehrname" in der neuen Datenbank mehrere Zeilen stehen, dann löschen Sie alle Zeilen bis auf eine. In der verbleibenden Zeile sollten allerdings die Felder "Header", "Footer", etc. nicht leer sein.
  19. Ersetzen Sie Ihre alte Datenbank durch die neue.
  20. Wenn Sie mit mehreren Replikas arbeiten, so müssen alle alle alten Replikas durch neue ersetzt werden.

In der neuen Datenbank wurden alle noch nicht vorhandenen Einträge hinzugefügt. Änderungen an bereits existierenden Einträgen müssen erneut durchgeführt werden.

Löschen sie die alte Datenbank und benennen Sie die neue in die alte um.

5. Warum werden alle Berichte zweimal ausgedruckt?

Wenn alle Berichte einmal mit dem Namen eurer Wehr und einmal mit dem Namen der Feuerwehr Roeserbann ausgedruckt werden so liegt dies daran, dass der Punkt R des Updates (siehe Frage 4) nicht durchgeführt wurde. In der Tabelle Wehrname stehen zwei Zeilen (Wehren) was dazu führt, dass jeder Bericht zweimal ausgedruckt wird. Löschen Sie also die überflüssige Zeile, beachten Sie aber, dass in der verbleibenden Zeile die Felder "Header", "Footer", etc. nicht leer sind.

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